Neueste Nachrichten von mir

Gastbeitrag: Wie viele Netzwerke braucht die Verwaltungstransformation?

Netzwerke sind ein zentrales Mittel, um die Verwaltung zukunftsfähig zu machen. Kaum einen Vortrag zur Verwaltungsmodernisierung, in dem nicht das Wort „Vernetzung“ fällt. Und in der Tat: Wer sich mit Gleichgesinnten austauscht, bekommt nicht nur neue Impulse, sondern auch konkretere Handlungsperspektiven. Aber bei über 70 identifizierten Netzwerken allein im Bereich Verwaltungstransformation stellt sich die Frage: Kommt man da eigentlich noch zum Arbeiten? Oder sind wir bereits in einer Netzwerkspirale gefangen, die mehr Energie kostet, als sie bringt?

Diese Fragen treiben viele um und sie sind berechtigt. Gleichzeitig helfen plakative Antworten nicht weiter. Es braucht eine differenzierte Auseinandersetzung: Was leisten Netzwerke? Wo liegen die Grenzen? Und wie gelingt ein sinnvoller Umgang mit der wachsenden Zahl an Angeboten?

Wirksamkeit entsteht nicht automatisch

Bei Next e. V. haben wir eine vom Bundesministerium des Innern und für Heimat geförderte Studie umgesetzt, die diesen Fragen systematisch nachgegangen ist. Darin haben wir nicht nur die erwähnten über 70 bestehenden Netzwerke identifiziert und aufgelistet, sondern auch gezeigt: Netzwerke haben nachweisbare Mehrwerte, für Individuen ebenso wie für Organisationen, für kleine Kommunalverwaltungen genauso wie für Bundesbehörden.

Sie dienen der Wissensvermittlung, schaffen Inspiration, geben Orientierung, fördern informellen Austausch und ermöglichen oft erst die praktische Umsetzung von Ideen. Viele berichten, dass sie durch Netzwerke erstmals konkrete Anknüpfungspunkte für eigene Projekte gefunden haben. Andere erleben, dass sie sich im Netzwerk zum ersten Mal überhaupt trauen, Fragen zu stellen oder Zweifel zu äußern. Netzwerke können Ermutigungsräume sein, in denen das sonst so oft mühsame und isolierte Vorankommen in der Verwaltung an Tempo und Richtung gewinnt.

Diese Wirksamkeit entsteht jedoch nicht automatisch. Sie ist nicht die Folge bloßer Mitgliedschaft oder Teilnahme. Sie entsteht durch echte Verbindung, Relevanz und Vertrauen. Genau hier liegt eine der zentralen Herausforderungen.

Denn so unterschiedlich wie die Menschen in der Verwaltung sind, so unterschiedlich sind ihre Bedarfe. Es gibt Kolleg:innen, die sich in große, thematisch breite Netzwerke einbringen, um sich inspirieren zu lassen und ein Gefühl für die große Transformationsbewegung zu bekommen. Andere suchen gezielt den Austausch zu einem hochspezialisierten Thema, sei es der Umbau kommunaler IT-Infrastrukturen, die digitale Personalakte oder die Zusammenarbeit mit Start-ups. Manche brauchen den geschützten Raum unter Verwaltungsbeschäftigten, andere schätzen die gemischten Formate mit Zivilgesellschaft, Wirtschaft oder Politik. Wieder andere profitieren vor allem dann, wenn sie über Monate hinweg gemeinsam mit einer kleinen Gruppe an konkreten Lösungen arbeiten.

Vielfältigere Netzwerke und Freiräume sind notwendig

Das heißt: Nicht jedes Netzwerk muss alles leisten. Im Gegenteil, je klarer ein Netzwerk seine Zielgruppe und seinen Nutzen benennt, desto einfacher wird es für Interessierte, das passende Angebot zu finden. Vielfalt ist kein Problem, solange sie mit Klarheit einhergeht. Was es jedoch braucht, ist eine gewisse Stringenz in der Kommunikation. Wenn Netzwerke ihre Ziele und Angebote nicht transparent darstellen, fällt es schwer, als potenziell Interessierte:r zu entscheiden, ob und warum man sich einbringen sollte.

Gleichzeitig sehen wir auch ein anderes Problem: Es netzwerken immer noch zu wenige. Viele kennen die bestehenden Angebote nicht oder fühlen sich nicht angesprochen. Andere erleben keine Freiräume in ihren Organisationen, um überhaupt an Netzwerkformaten teilnehmen zu können. Wieder andere glauben, dass Netzwerken nicht produktiv sei oder „nichts bringt“. Dabei zeigt unsere Studie klar: Netzwerken ist nicht „nice-to-have“, sondern Teil moderner Verwaltungspraxis. Wer Transformationsprozesse gestalten will, braucht Anschluss – fachlich, methodisch, menschlich.

Deshalb richten sich unsere Handlungsempfehlungen in der Studie auch an unterschiedliche Ebenen: Einzelne können lernen, wie sie den Einstieg ins Netzwerken finden und für sich passende Formate entdecken. Vorgesetzte und Arbeitgeberorganisationen wiederum sind gefordert, Netzwerkarbeit zu ermöglichen, sichtbar zu machen und strukturell zu unterstützen. Denn ohne entsprechende Rahmenbedingungen bleibt Netzwerkarbeit ein Engagement nebenbei – mit entsprechend begrenztem Wirkungspotenzial.

Es braucht viele Netzwerke – aber nicht alle

Und noch eine Frage treibt viele um: Wenn es so viele Netzwerke gibt, wie verhindere ich, mich darin zu verlieren? Auch das ist eine realistische Sorge. Netzwerken macht nicht nur Sinn, es macht oft auch Spaß. Man trifft Gleichgesinnte, erfährt Neues, bekommt Anerkennung. Aber wie so oft im Leben braucht es auch hier Selbstdisziplin. Nicht jede Einladung muss angenommen, nicht jedes Format besucht werden. Entscheidend ist, sich regelmäßig zu fragen: Was bringt mich und meine Arbeit weiter? Wo habe ich den größten Hebel, wo kann ich mich sinnvoll einbringen? Und wann ist es auch mal gut?

Die Antwort auf die eingangs gestellte Frage lautet daher: Es braucht viele Netzwerke – aber nicht für jede:n alle. Wir sollten die Vielfalt an Netzwerken nicht als Problem, sondern als Möglichkeit begreifen. Die Möglichkeit, Menschen auf unterschiedlichen Wegen zu erreichen. Ihnen zu helfen, Anschluss zu finden. Ihre Rolle in der Transformation neu zu definieren. Und die große Aufgabe der Verwaltungstransformation auf mehr Schultern zu verteilen. Entscheidend ist nicht die Anzahl der Netzwerke, sondern ihre Zugänglichkeit, ihre Passung und ihre Klarheit im Angebot.

Verwaltungstransformation braucht Community. Nicht nur, weil es alleine oft zu schwer ist. Sondern weil es zusammen besser geht.

Dieser Text erschien zu erst im Tagesspiegel Background Smart City.

Read More
Gastbeitrag: Zwischen Gesetz und Wirkung klafft eine digitale Lücke

Ein Gesetz ist noch keine Politik. Gute Politik zeigt sich erst, wenn sie bei Menschen und Unternehmen spürbar wird – wenn sie umgesetzt wird. Dafür braucht es eine Verwaltung, die dem parlamentarischen Willen Leben einhaucht. Doch was passiert, wenn genau das nicht mehr zuverlässig gelingt?

Immer häufiger erleben wir, dass politische Vorhaben nur stark verzögert oder gar nicht realisiert werden. Nicht, weil es am Willen fehlt, sondern weil die Verwaltung überfordert ist bzw. wird. Ein zentrales Problem: Politische Entscheidungen werden getroffen, ohne die technische und prozessuale Umsetzbarkeit ausreichend mitzudenken.

„Die Politik verspricht etwas und der Staat liefert nicht.“

Ein aktuelles Beispiel ist die sogenannte „Mütterrente“. Über die politische Bewertung mag man streiten, aber hier geht es um etwas anderes: Die versprochene Leistung kann nicht wie geplant umgesetzt werden. Der Grund? Der Aufwand für die nötigen technischen Änderungen ist immens. Die Deutsche Rentenversicherung trägt daran keine Schuld – im Gegenteil: Sie hat in den letzten Jahren viel in Digitalisierung investiert. Das Problem liegt darin, dass die Gesetzgebung häufig ohne realistische Einschätzung der Systemarchitektur erfolgt. Es geht zu häufig nur um das „Ob“. Das „Wie“ wird politisch oft vernachlässigt.

Solche Fälle bleiben bei vielen Menschen hängen: Die Politik verspricht etwas und der Staat liefert nicht. Besonders fatal ist das bei Vorhaben, die unmittelbar im Alltag der Menschen wirken – sie entlasten sollen. Das Vertrauen in Staat und Demokratie leidet, wenn Zusagen nicht eingelöst werden.

Auch das Klimageld ist ein Beispiel. Während in Österreich die Auszahlung mehrfach problemlos funktioniert hat, hieß es in Deutschland: „Technisch nicht machbar“. Der frühere Bundesfinanzminister Christian Lindner erklärte, man könne nur 100.000 Überweisungen am Tag tätigen. Gleichzeitig laufen im Bankverkehr Echtzeitüberweisungen längst reibungslos. Dass es auch anders geht, zeigt ein Blick auf die 200-Euro-Einmalzahlung für Studierende: Hier wurde in wenigen Wochen ein funktionierendes Auszahlungsverfahren aufgebaut (nach einer müßigen politischen Diskussion) – allerdings nicht vom Bund, sondern von Sachsen-Anhalt. Diese Lösung wurde vom Bundesfinanzministerium jedoch nicht übernommen.

„Gesetze müssen als Prozesse gedacht und digital abbildbar sein.“

Ein weiteres Beispiel: die Kindergrundsicherung. Auch hier scheiterte das Vorhaben nicht am politischen Willen, sondern an der Umsetzbarkeit. Die geplante Komplexität machte eine digitale oder auch nur effiziente Abbildung im Verwaltungsvollzug nahezu unmöglich. Die Ankündigung, 5.000 neue Stellen zur Umsetzung zu schaffen – während gleichzeitig über 500.000 Stellen im öffentlichen Dienst unbesetzt sind – machte das Dilemma deutlich. Mehr Geld und Personal reichen nicht, wenn die Prozesse nicht von Anfang an mitgedacht wurden.

Gesetze müssen als Prozesse gedacht und digital abbildbar sein. Es braucht ein digitaltaugliches Recht. Nur so wird Politik wirksam – und Vertrauen erhalten.

Dabei mangelt es nicht an Kompetenz in der Verwaltung. Viele Mitarbeitende wissen sehr genau, wie man Leistungen effizient und rechtssicher umsetzt, wie man Prozesse aufsetzt und IT-Lösungen mit Dienstleistern entwickelt. Doch sie werden zu selten gehört – und meist gar nicht eingebunden.

Wenn demokratisch legitimierte Vorhaben an der Umsetzung scheitern, gefährdet das nicht nur ihre Wirkung. Es gefährdet das Vertrauen in die Handlungsfähigkeit unseres Staates. Laut einer Studie der Körber-Stiftung haben nur noch 46 Prozent der Menschen großes oder sehr großes Vertrauen in die Demokratie. Laut DBB halten 70 Prozent der Bürgerinnen und Bürger den Staat für überfordert. Der Vertrauensverlust ist real – und er hat strukturelle Ursachen, die auch in der Handlungsfähigkeit des Staates zu suchen sind.

Wer Politik gestalten will, muss Verwaltung mitdenken. Wer Vertrauen erhalten will, muss Umsetzbarkeit sicherstellen. Gute Politik beginnt nicht erst mit der Ankündigung – und endet nicht mit dem Gesetz. Sie zeigt sich erst dann, wenn sie im Alltag der Menschen ankommt. Damit das gelingt, braucht es mehr Realitätssinn, mehr Zusammenarbeit mit der Verwaltung – und den Willen, politische Vorhaben von Anfang an als umsetzbare Prozesse zu denken.

Dieser Text erschien zu erst im Newsletter d.digital der c’t.

Read More
Gastbeitrag: Politikfähigkeit braucht Führungsfähigkeit

Warum Minister:innen ihre Verwaltung reformieren müssen, wenn sie politisch gestalten wollen.

Alle sprechen über die großen politischen Aufgaben: Transformation, Sicherheit, Wettbewerbsfähigkeit. Doch kaum jemand spricht über das, woran diese Aufgaben immer wieder scheitern – die Fähigkeit zur Umsetzung. Denn selbst die beste Politik bringt wenig, wenn sie auf eine überforderte, langsame und in Teilen digital abgehängte Verwaltung trifft.

Mein Gastbeitrag bei table.media im Table Forum „Staatsreform“ von Project Together/Re:Form, der Agora Digitale Transformation und NExT kann hier kostenlos gelesen werden.

Read More
Handelsblatt Gastbeitrag: Verwaltungstransformation: Ein Hebel für Vertrauen, Demokratie und Lebenschancen

Der Begriff „Lebenschancen“, geprägt vom liberalen Denker Ralf Dahrendorf, beschreibt die Möglichkeiten, das Leben zu gestalten und Potenziale zu entfalten. Eine leistungsfähige Verwaltung sollte diese Chancen erweitern – nicht einschränken. Doch genau das geschieht, wenn die Modernisierung staatlicher Strukturen verschleppt wird.

Ein ineffizienter Staatsapparat führt zu Frustration, Existenzängsten und der Wahrnehmung, dass unsere Demokratie keine zeitgemäßen Services bieten kann. Beispiele wie die Grundsteuerreform, das Wohngeld und die Fachkräfteeinwanderung verdeutlichen die Auswirkungen – sowohl auf die Bürger als auch auf die Wirtschaft.

Die Grundsteuer: Wenn Bürger für staatliches Versagen zahlen

Die Grundsteuerreform hätte eine Routineaufgabe sein sollen, doch Millionen Bürger wurden gezwungen, Daten einzureichen, die dem Staat eigentlich bereits vorlagen. Die Hauptplattform ELSTER erwies sich dabei als nutzerunfreundlich, und selbst digitalaffine und gebildete Personen scheiterten an der Komplexität der digitalen Formulare und der unverständlichen Sprache. Hotlines der Finanzämter berichteten von verzweifelten Anrufen – manchmal unter Tränen.

Ein Lichtblick war die vom DigitalService des Bundes entwickelte Anwendung „Grundsteuererklärung für Privateigentum“. Sie ermöglichte eine intuitive und zeitsparende Bearbeitung in elf Bundesländern – ohne ELSTER-Konto, aber mit Nutzung der ELSTER-Schnittstelle. Durch Usability-Tests und die enge Zusammenarbeit mit Fachexperten konnten die Bedürfnisse der Nutzer frühzeitig berücksichtigt werden. Doch trotz ihres Erfolgs blieb das Potenzial der Anwendung auf die Bundesländer mit dem sogenannten Bundesmodell beschränkt.

Eine ineffiziente Verwaltung belastet nicht nur die Bürger, sondern untergräbt nachhaltig das Vertrauen in die Handlungsfähigkeit des Staates. Die Grundsteuer wurde für viele Bürger zum Symbol einer Bürokratie, die das Leben unnötig erschwert, anstatt es zu erleichtern.

Wohngeld: Wenn Hilfe zu spät kommt

Das Wohngeld Plus, eingeführt im Januar 2023, sollte Haushalten mit niedrigen Einkommen in einer Zeit drastisch steigender Energiepreise dringend notwendige Entlastung bringen. Doch die Umsetzung legte gravierende Schwächen offen: Während nur in 200 Kommunen eine holprige digitale Antragstellung verfügbar war, stapelten sich in den restlichen knapp 11.000 Kommunen Papierberge mit Wohngeldanträgen. Bearbeitungszeiten von mehreren Monaten bis zu 40 Wochen waren keine Seltenheit.

Städte wie Köln sahen sich gezwungen, die Zahl ihrer Sachbearbeiter von 45 auf 157 Vollzeitkräfte zu erhöhen, unterstützt von weiteren 20 Hilfskräften, die ausschließlich für die Vorsortierung der komplizierten und daher fehleranfälligen Anträge zuständig waren. Für viele Antragsteller entwickelte sich das Wohngeld Plus zu einer existenziellen Belastung. Familien mussten sich Geld leihen, um Heizkosten zu bezahlen, und Alleinerziehende gerieten in prekäre Situationen, da weder für ihre Kinder noch für sie selbst ausreichend Mittel zur Verfügung standen.

Diese Unsicherheiten führten zu einer enormen psychischen Belastung. Antragsteller erhielten oft keinerlei Rückmeldungen und waren gleichzeitig gebeten, von Nachfragen abzusehen, um den Bearbeitungsprozess nicht weiter zu verzögern. Die lange Ungewissheit zerstört Vertrauen in den Staat und machte deutlich, dass der digitale Fortschritt in der Verwaltung dringend vorangetrieben werden muss.

Fachkräfteeinwanderung: Wenn Chancen an Grenzen stoßen

Deutschland braucht dringend Fachkräfte – doch ausgerechnet die zuständigen Ausländerbehörden sind chronisch überlastet. Menschen, die als Fachkräfte einwandern wollen oder bereits hier arbeiten, stoßen auf endlose Wartezeiten, ineffiziente Prozesse und teils absurde bürokratische Hürden.

Das neu eingeführte Auslandsportal des Auswärtigen Amtes zeigt, dass Deutschland digitale Verwaltung kann: Die Plattform wurde fristgerecht in allen deutschen Auslandsvertretungen implementiert und bietet nutzerfreundliche Lösungen bei der Beantragung von Visa oder der Chancenkarte. Doch mit ihrer Ankunft in Deutschland erleben Fachkräfte eine Verwaltung, die vielerorts kaum funktioniert. Die Dysfunktionalität der Ausländerbehörden im Inland wird zur existenziellen Belastung.

Die Bilder von Menschen, die vor der Ausländerbehörde in Stuttgart übernachteten, gingen durch die Medien. Seit Jahren kämpfen die Behörden mit einem enormen Arbeitsaufkommen – unter anderem durch Geflüchtete aus Nahost, Afrika und der Ukraine – ohne dass ausreichend Kapazitäten für notwendige strukturelle Reformen geschaffen wurden. Weder die Einführung einer eAkte noch eine umfassende Modernisierung etablierter Prozesse konnte umgesetzt werden. Das Ergebnis: Chaos, das sich in dramatischen Szenen wie in Stuttgart zuspitzt.

Für Menschen mit ausländischer Staatsbürgerschaft, die in Deutschland leben und arbeiten, bedeutet das ständige Unsicherheit: Werden Aufenthaltsgenehmigungen rechtzeitig verlängert, oder droht das Risiko, das Land verlassen zu müssen? Arbeitgeber bangen um dringend benötigte Fachkräfte, die oft schon ein fester Bestandteil ihrer Teams sind. Diese Unsicherheit belastet nicht nur die Betroffenen psychisch, sondern gefährdet auch Unternehmen, die auf diese Mitarbeiter angewiesen sind.

Das Auslandsportal des Auswärtigen Amtes zeigt, dass digitale Projekte erfolgreich umgesetzt werden können. Doch Transformationen müssen ganzheitlich entlang der gesamten Prozesskette gestaltet werden – beispielsweise orientiert an Lebenslagen der Nutzer. Dies erfordert eine stärkere ressort- und ebenenübergreifende Zusammenarbeit, die bislang fehlt.

Warum die Verwaltungstransformation jetzt Priorität haben muss

Verwaltung ist das Rückgrat der Demokratie. Sie setzt politische Entscheidungen um und sorgt für gesellschaftliche Stabilität. Doch dieses Rückgrat droht zu brechen. Wenn Politik seine Vorhaben nicht effizient umsetzen kann, verliert er nicht nur an Glaubwürdigkeit, sondern treibt Bürger in die Arme der politischen Ränder. Erst recht, wenn Bürger das Gefühl haben, dass der Staat Geflüchteten oder anderen Bedürftigen hilft, sie selbst aber gegängelt werden und ewig auf Leistungen warten müssen, wenn sie diese in einer Situation der persönlichen Not beantragen müssen. 

Die kommende Legislaturperiode wird entscheidend sein. Ohne eine leistungsfähige Verwaltung sind jegliche politische Vorhaben zum Scheitern verurteilt. Das Vertrauen der Bürger in den Staat wird weiter erodieren, wenn er nicht zeigt, dass er handlungsfähig ist. Die Verwaltungstransformation muss zur Chefsache werden – nicht nur, um Lebenschancen zu schützen und zu erweitern, sondern um die Demokratie selbst zu bewahren.

Dieser Text erschien zuerst auf Seite 6 in der Sonderbeilage „Government Technology“ des Handelsblatts am 20. Februar 2025.

Read More
Auszeichnung als Young Leader in GovTech 2025

Ich freue mich, als Young Leader in GovTech 2025 in der Kategorie Wissenschaft & Zivilgesellschaft ausgezeichnet worden zu sein. Das Handelsblatt und Possible würdigen mit dieser Auszeichnung Persönlichkeiten, die die digitale Transformation des Staates vorantreiben und innovative Lösungen für die Verwaltung der Zukunft entwickeln.

Diese Anerkennung bestärkt mich in meiner Arbeit für eine moderne, vernetzte und leistungsfähige Verwaltung. Mein Fokus liegt darauf, durch kluge Strukturen, digitale Technologien und starke Netzwerke Vertrauen in den Staat zu stärken und die Verwaltung zukunftsfähig zu machen.

Mehr zur Auszeichnung und den weiteren Preisträger:innen gibt es hier.

Read More
Gastbeitrag: Von Estland lernen? Vielleicht lieber von uns selbst

Waren Sie schon einmal bei einem Coach oder einer Therapeutin? Herzlichen Glückwunsch! Sich mit den eigenen Verhaltensmustern zu beschäftigen, gehört zu den besten Dingen, die man für sich tun kann. Manchmal frage ich mich, ob die deutsche Verwaltungsdigitalisierung nicht auch einen Coach bräuchte – sofern sie ein Subjekt wäre, das dies könnte.

Stellen Sie sich vor, wie das wäre: Die Verwaltungsdigitalisierung säße auf einem gemütlichen Sessel – einem grünen, samtenen – während nebendran ein kleiner, dunkel gebeizter Holztisch mit einer Box Taschentücher steht, bereit, die sich anbahnenden Tränen aufzufangen. Die Verwaltungsdigitalisierung würde schluchzend klagen: „Ich habe so spät angefangen, so viel falsch gemacht. Ich bin eine Enttäuschung für alle.“ Und der Coach? Der würde sicher antworten: „Nein, das bist du nicht. Lass uns die Dinge genauer anschauen.“ Gemeinsam würden sie herausarbeiten, dass zwar vieles schieflief, aber auch vieles möglich ist und war – gerade dann, wenn man die existierenden Stärken nutzt: Fachkompetenz, Technologien, Ideen.

Leider hat die deutsche Verwaltungsdigitalisierung keinen Coach. Stattdessen gibt es eine öffentliche Debatte, die ihr regelmäßig signalisiert: „Du bist wirklich eine allumfassende Versagerin!“ – und alle scheinen es zu glauben. Was, wenn wir nicht nur die Verwaltungsdigitalisierung, sondern auch uns selbst davon lösen würden und stärker darauf schauen, was bereits funktioniert? Nicht, um Fehler zu ignorieren, sondern um Motivation zu schaffen.

Daher möchte ich vorschlagen, dass wir mal eine Reise durch die Bundesrepublik machen, statt nach Estland, Österreich oder Singapur zu fahren. Denn so hilfreich solche Inspirationsreisen sind – bei Reisen durch die Bundesrepublik finde ich Ideen, die ich vom selben System her kopieren kann. Ich brauche weder sprachliche Anpassungen, noch muss ich es an ein föderales System oder deutsche Gesetzgebung anpassen (die Unterschiede bei Anwohnerparkscheinen et cetera lassen wir nun mal außer acht). Eine Reise durch Deutschland lohnt nicht nur, weil Wattenmeer, Moselregion und die sächsische Schweiz auch schön anzusehen sind – sondern auch, weil man durch die Reise erfahren kann, dass wir das hier wirklich können mit der Verwaltungsdigitalisierung. Aber kommen wir erstmal an in Deutschland.

„Hallo, Deutschland“ – ein nutzerzentrierter Einstieg in dieses Land

Welches Bild hat das Ausland eigentlich von Deutschland? Neuerdings ein richtig hübsches und nutzerzentriertes! Denn das Auslandsportal vom Auswärtigen Amt ist nicht nur in Rekordzeit fertiggestellt worden, es hat sogar fristgerecht alle Botschaften angeschlossen, sodass jetzt von überall aus in der Welt ein Visum für Fachkräfte oder ein Antrag auf die Chancenkarte digital gestellt werden kann. Nichts davon mitbekommen? So ist das leider, wenn Projekte reibungslos laufen.

Wir durften uns beim Beirat zur Umsetzung der Digitalstrategie beim BMDV dieses Leuchtturmprojekt aus der Nähe ansehen und da zeigte sich, wie wichtig besonders zwei Dinge sind: zum einen Projekt- und Prozessmanagementkenntnisse, die im Team vorhanden sind und zum anderen Umsetzungsexpert:innen aus den Auslandsvertretungen, die einfach wissen, wie der Hase bei Visa-Verfahren und in den Auslandsvertretungen läuft. Klingt simpel – ist es auch. 

Obgleich ich nicht sagen will, dass das Projekt ein Selbstläufer war. Ganz und gar nicht! Was ich aber betonen will: Wir haben unfassbar viel Fachkompetenz in unseren Verwaltungen. Wir müssen sie nutzen und sie mit den Digitalisierungsexpert:innen zusammenbringen. Die Ideen für eine Verbesserung und/oder Transformation eines Prozesses, wie das der Visa-Beantragung sitzt schon in den Köpfen der Mitarbeiter:innen – nutzen wir es und geben wir ihnen auch die entsprechende Arbeitszeit, sie im Digitalisierungsprojekt einzubringen.

Neue Wege? Gehen wir!

Wissen Sie noch? Corona? Und die Energiekostenpauschale für Studierende? Was war das für ein öffentliches Drama – vornehmlich die politische Diskussion in der ziemlich viel ausgehandelt werden musste. Das hätte besser laufen können, aber vergessen wir nicht, dass wir in einer Situation der Unsicherheit waren. Als das dann aber geklärt war, konnte es losgehen mit der Digitalisierung der Energiekostenpauschale. Knappe eineinhalb Monate nach dem Auftrag vom Bundesbildungsministerium an das Land Sachsen-Anhalt, das für Bildungsthemen im Rahmen der OZG-Umsetzung zuständig ist, war das Portal auch schon online. Und ja, die Server machten erstmal nicht mit. Hätte besser laufen müssen – aber dann! Na, auch nicht so viel über das Gute der Pauschale gehört? Schade, dass wir so wenig drüber reden, oder?

Als eingeschriebene Studentin durfte ich die Pauschale beantragen. Ich habe es mit meinem Elsterzertifikat getan. Klick, klick, klick – alle meine Daten waren da, noch meine IBAN-Nummer und fertig war der Antrag. Abgeschickt, Eingangsbestätigung per Mail und nur wenige Minuten später eine Bewilligung im Postfach. „Was ist da los?“, fragte ich mich und war begeistert von dieser Verwaltungserfahrung. Zwei Tage später hatte ich das Geld auf dem Konto. Warum wir das nicht direkt für das Klimageld übernommen haben? Das ist wohl eine andere Geschichte.

Probleme? Ändern wir!

Reisen wir aber von Sachsen-Anhalt weiter nach Cottbus. Dort sitzt nämlich die Tierseuchenkasse Brandenburg. Wenn man sich mit Verwaltungsdigitalisierung beschäftigt, dann erfährt man plötzlich von Dingen, von denen man nie im Leben dachte, dass sie existieren. So ging es mir mit dieser Kasse. Und wenn man sich mit Verwaltungsdigitalisierung beschäftigt, dann sprechen Freund:innen einen abends in der Bar auch gerne auf ihre Erfahrungen mit der Verwaltung an – gerne auch mal die guten. Und dazu zählt diese Tierseuchenkasse. Die Story in Kürze: Früher hat ein Pferdestall alle dort ansässigen Pferde gesamt gemeldet, dann gabs eine Änderung, dass jede:r Besitzer:in das selber machen muss – Chaos, Papierberge, Verwirrung. Also Prozess digitalisiert und nun: glückliche Pferdebesitzer:innen. Alles easy, alles smooth – ich hoffe auch für die Mitarbeiter:innen am anderen Ende des Prozesses. Aber nehmen Sie sich das doch mal zum Vorbild: von guten Erfahrungen mit der Verwaltung erzählen. Ich wette, es gibt sie!

Führungskräfte! Reden wir!

Ich schreibe diese Reiseempfehlung ja auch, weil ich es leider zu häufig erlebe, dass Spitzenpolitiker:innen öffentlich sagen, dass wir mal KI in der Verwaltung bräuchten. „Was man da alles bei der Bundesagentur für Arbeit und der Rente machen könnte!“, wurde wirklich so auf einem Panel, das ich moderierte, gesagt. Natürlich gab ich sofort den Hinweis, dass man sich wirklich dringend mal die beiden Verwaltungen von innen anschauen müsse, denn bei beiden passiert in diesem Bereich schon sehr viel. Wir sind auf unserer Reise jetzt aber erstmal in Nürnberg bei der Bundesagentur für Arbeit – die, weil sie ja ein bisschen Ahnung vom Thema Arbeit hat – auch so stark auf Automatisierung und KI setzt, weil sie weiß, dass der jetzt schon existierende Fachkräftemangel nur noch stärker werden wird. Es ist hinlänglich bekannt, dass der demografische Wandel die Verwaltung mit voller Wucht treffen wird und KI und Automatisierung ganz viel auffangen müssen.

Und so großartig die Anwendungen für interne Abläufe, Wissensmanagement und Kundeberatung sind, so möchte ich bei diesem Beispiel doch auf einen anderen Punkt hinaus: die Rolle der Behördenleiterin Andrea Nahles. Es mag trivial klingen, was ich jetzt sage, aber unter anderem meine Arbeit im Beirat zur Digitalstrategie Deutschlands zeigte mir, dass es das nicht ist: Es ist von unfassbar wichtiger Bedeutung, dass sich oberste Führungskräfte mit dem Thema KI befassen, das Thema treiben und nach außen und innen klar machen, wie KI eingesetzt werden soll. Das nimmt nämlich viele Ängste, die gerade bei neuen Technologien in Deutschland sowohl in der Verwaltung selbst als auch in der Gesellschaft allgemein, bekanntlich herrschen. Also: nicht nur Prozesse und Software abschauen, sondern auch, mit welchen Themen sich andere Führungskräfte befassen und wie sie darüber kommunizieren kopieren!

Digitale Verwaltung erleben: Mit Schaf oder neuer Wohnung

Mit digitalen Verwaltungsdienstleistungen ist es ja so eine Sache. Die Erfahrung mit der Tierseuchenkasse werde ich wahrscheinlich nie machen, es sei denn, ich lege mir doch mal ein Schaf zu. Ein Visum für Deutschland werde ich auch nie beantragen müssen. Dass ich nochmal in der Uni eingeschrieben war, war Zufall und von dem KI-Einsatz der Bundesagentur erfuhr ich erstmals durch Interviews von Andrea Nahles. Auch umziehen werde ich dank des Berliner Wohnungsmarktes erstmal nicht – aber würde ich das tun, ich würde was erleben!

So las ich gerade erst von einem guten Bekannten, dass ein Familienmitglied sich digital ummeldenkonnte – inklusive postalisch zugeschicktem Sticker mit neuer Adresse zum selbst überkleben für den Personalausweis. Ja sapperlot, dachte ich da, in welche futuristische Stadt ist denn da jemand gezogen? Um das Angebot zu verifizieren – man glaubt es ja sonst nicht – stieß ich auf eine lange Liste an deutschen Kommunen, bei denen das auch möglich ist. Proudly provided by Hansestadt Hamburg. „Einer für alle“ funktioniert also – nahezu deutschlandweit und selbst in Berlin.

Look at the bright side of Verwaltungsdigitalisierung

Nun, da ich mir weder ein Schaf zulegen werde noch plane, eine neue Wohnung zu suchen, wird es bei mir erstmal seltener passieren, dass ich persönlich die Verwaltung digital erlebe. Aber mir hilft es, dass andere von ihren Erfahrungen erzählen. Denn das bestätigt mich darin, dass – auch wenn nicht alles perfekt ist – aber wir das gesamte Rüstzeug für den Weg zu einer digitalen Verwaltung haben.

Ich weiß, ich habe echt vielen unrecht damit getan, dass ich sie hier nicht erwähnt habe. Sollte dieses Gefühl bei meinen Leser:innen aufkommen, dass ich diese oder jene super digitalisierte Verwaltungsleistung vergessen habe, habe ich genau das erreicht, was ich wollte: Die Erinnerung daran, wie viel schon gut funktioniert. Sich das anzuschauen, heißt keineswegs zu ignorieren, was alles noch nicht geht. Aber es bestärkt einen und eine ganze Gesellschaft, dass wir das, was noch nicht geht, auch noch funktionstüchtig bekommen können. Und es tut uns allen gut, wenn wir ein bisschen mehr darauf schauen, zu was wir bisher schon fähig waren und was wir mit diesen Fähigkeiten noch erreichen werden. Zumindest würde der Coach der Verwaltungsdigitalisierung uns das raten. Und nun freue ich mich auf ganz viele öffentliche Hinweise auf bereits hervorragend laufende Lösungen der Verwaltungsdigitalisierung!

Dieser Text erschien am 22. Januar 2025 zuerst im Tagesspiegel Background Smart City.

Read More
Abschlussbericht des Beirats zur Umsetzung der Digitalstrategie Deutschlands

Nach zwei Jahren ehrenamtlicher Tätigkeit als Beirätin zur Umsetzung der Digitalstrategie Deutschland beim Bundesministerium für Digitales und Verkehr (BMDV) freue ich mich, dass nun unser Abschlussbericht veröffentlicht wurde. Der Bericht gibt einen umfassenden Einblick in unsere Arbeit und fokussiert sich vor allem auf die Tätigkeiten des Jahres 2024, in dem wir gemeinsam mit dem DigitalService GmbH des Bundes ein besonders innovatives Arbeitsprogramm entwickelt haben – eine Herangehensweise, die in ihrer Form weit über klassische Beiratsarbeit hinausgeht.

Ziel unseres selbst entwickelten Arbeitsprogramms für 2024 war es, die 19 Leuchtturmprojekte der Digitalstrategie zu begleiten und daraus Erkenntnisse für eine übergreifende Weiterentwicklung der Digitalpolitik in Deutschland zu ziehen. Dabei haben wir verschiedene Cluster zu Schlüsselthemen gebildet, die entscheidend sind, um digitale Projekte in der Verwaltung effizienter und nachhaltiger voranzutreiben. Diese Cluster spiegeln sich auch im Abschlussbericht wider, der in zwei Teile gegliedert ist:

  1. Politische Forderungen:
    Im ersten Teil des Berichts formulieren wir klare Forderungen für die nächste Legislaturperiode. Unser Plädoyer: Deutschland braucht eine echte Digitalstrategie, die sich auf eine zentrale Vision konzentriert. Daraus sollten klare Maßnahmen abgeleitet werden, die mit messbaren Zielen verbunden sind. Außerdem fordern wir eine zentrale Instanz, wie z. B. ein Digitalministerium, die mit einem eigenständigen Digitalbudget ausgestattet ist, um die Umsetzung dieser Maßnahmen strategisch steuern zu können. Nur so können wir sicherstellen, dass Digitalpolitik in Deutschland schlagkräftig und zukunftsorientiert umgesetzt wird.
  2. Konkrete Ergebnisse aus den Clustern:
    Der zweite Teil widmet sich den Ergebnissen der fünf Cluster, die wir zusammen mit Mitarbeitenden aus der Verwaltung erarbeitet haben. Diese Ergebnisse enthalten konkrete Handlungsvorschläge, um die Arbeitsweise in der Verwaltung zu verbessern. Unsere Arbeit in den Clustern hat gezeigt, dass praxisnahe Ansätze und eine enge Zusammenarbeit mit denjenigen, die Digitalprojekte umsetzen, der Schlüssel zu tragfähigen Lösungen sind.

Ein besonderes Highlight unserer Arbeit war die enge und konstruktive Zusammenarbeit mit dem DigitalService, der uns nicht nur methodisch unterstützt hat, und den Mitarbeitenden der Leuchtturmprojekte, die uns wertvolle Einblicke in ihre Arbeit ermöglicht haben. Hervorheben möchte ich auch das Referat DP10 im BMDV, das sich auf unsere neuartige Arbeitsweise eingelassen hat und unser innovatives Arbeitsprogramm mitgetragen hat.

Für mich persönlich war die Zeit im Beirat eine inspirierende und bereichernde Erfahrung. Ich bin den Kolleginnen und Kollegen im Beirat dankbar für die harmonische und produktive Zusammenarbeit. Unser gemeinsames Ziel war es, die Digitalpolitik in Deutschland kritisch zu begleiten und gleichzeitig Impulse zu setzen, wie sie künftig besser gestaltet werden kann. Diese Arbeit hat mich nicht nur fachlich weitergebracht, sondern auch in meinem Bestreben bestärkt, eine moderne Verwaltung und zukunftsorientierte Digitalpolitik voranzubringen.

Der Abschlussbericht ist ein Ergebnis intensiver Zusammenarbeit und reflektiert die Herausforderungen und Potenziale der Digitalisierung in Deutschland. Ich bin überzeugt, dass die dort enthaltenen Forderungen und Vorschläge einen wertvollen Beitrag zur Gestaltung der nächsten Digitalstrategie leisten werden.

Der Bericht kann hier heruntergeladen werden.

Presseschau

Johannes Kuhn für den Deutschlandfunk: Was hat die Digitalstrategie gebracht? Bericht des Digitalbeirats

Daniel Leisegang für netzpolitik.org: Fundamentale Kritik an der Digitalpolitik der Ampel

Corinna Budras für die Frankfurter Allgemeine Zeitung: Beirat rüffelt Bundesregierung für die Digitalstrategie (online und Print)

Oliver Voß für den Tagesspiegel Background Digitalisierung & KI: Was die nächste Regierung anders machen muss

Susanne Ehneß für eGovernment: Arbeitsauftrag an die nächste Bundesregierung

Matthias Punz für Süddeutsche Zeitung Dossier: Die Schelte des Digitalbeirats

Stefan Krempl für heise online: Insider-Kritik: Warum die Regierung mit der Digitalstrategie ziemlich falsch lag

Read More
Gastbeitrag: Wie Deutschlands Verwaltung zukunftsfähig wird

Effizienz und Transformation in der Verwaltung sind zentrale Herausforderungen, denen sich moderne Staaten stellen müssen. Doch während einige auf radikale Vorbilder wie Elon Musk und seine umstrittenen Ansätze blicken, bleibt oft unbeachtet, welche Ideologie und Konsequenzen dahinterstehen. Musk verkörpert eine libertäre Vision, die nicht nur die Rolle des Staates infrage stellt, sondern auch grundlegende soziale Sicherungssysteme bedroht. Musks Herangehensweise kann kein Vorbild für die Verwaltungstransformation in Deutschland sein. Stattdessen müssen wir auf unsere eigenen Stärken und politischen Willen setzen, um einen handlungsfähigen Staat zu schaffen.

Musks Ideologie: Ein libertärer Angriff auf den Staat

Wer Musk und das von ihm künftig geleitete Departement of Government Efficiency (kurz: Doge, deutsch: Abteilung für eine effizientere Regierung) als Vorbild preist, ignoriert die Ideologie hinter seinem Vorhaben. Musk ist kein Verfechter einer liberalen Demokratie, sondern ein Libertärer, der vom Staat nicht viel hält – außer wenn es um Subventionen für seine Unternehmen oder lukrative Verträge für SpaceX geht. Einsparungen sind sein erklärtes Ziel, nicht Effizienz. Das zeigt sich daran, dass er etwa finanzielle Unterstützung für Gesundheitsversorgung und Veteranen streichen will. Seine Liste von Personen aus der Verwaltung, die er öffentlichkeitswirksam entlassen möchte, zeigt eine autoritäre Denkweise, die ebenfalls mit Effizienz nichts zu tun hat. Das ist die rechtspopulistische Verteufelung von „Bürokraten“, die nach der Verteufelung politischer Eliten im Weltbild dieser Leute nur folgerichtig scheint.

Zwischen Radikalität und Passivität: Ein handlungsfähiger Staat braucht mutige Politik

Dass Verwaltung effizienter werden muss, ist unbestritten. Doch auf Musk zu warten, um mögliche Erkenntnisse zu übernehmen, ist nicht nur naiv, sondern auch gefährlich. Deutschland hat keine Zeit, zuzuschauen. Unsere Verwaltung hat heute bereits 570.000 unbesetzte Stellen – bis 2030 könnte diese Zahl auf eine Million steigen. Das wäre für einen Staat, der im internationalen Vergleich ohnehin wenig Verwaltungspersonal pro Kopf hat, verheerend.

Wir haben allerdings auch nicht viel Zeit, um auf Ergebnisse der Arbeitsgruppen unter der Schirmherrschaft von Bundespräsident Steinmeier zu warten. So ehrenwert das Engagement aller Beteiligten ist und so gut ich es finde, dass sich des Themas auf dieser Ebene von Personen mit einem gewissen Renommee angenommen wird. Unsere Antwort auf die Herausforderung muss irgendwo zwischen einem autoritären Libertären liegen, der von Verwaltung und Bürokratie nichts hält, und einer Kommission, die leider abseits des aktiven politischen Handelns arbeitet. Das bedeutet daher für die nächste Regierungskoalition, dass sie zwingend das Thema Verwaltungstransformation ganz oben auf die Prioritätenliste setzen muss.

Aber nicht nur das, es braucht auch jemanden, der bereit ist, sein oder ihr politisches Gewicht in die Waagschale zu werfen, um die notwendigen und zeitlich drängenden Veränderungen voranzubringen, die zu einem leistungs- und handlungsfähigen Staat führen. Dabei dürfen alle künftigen Minister:innen nicht vergessen, dass eine leistungsfähige Verwaltung Grundlage dafür sein wird, ob sie ihre politischen Vorhaben überhaupt umsetzen können und zeitnah, wirkungs- und nutzerzentriert zu den Bürger:innen oder den Unternehmen zu bringen.

Effizienz statt Abbau: der leistungsfähige Staat ist das Ziel

Das bedeutet auch, dass klar werden muss – auch in der politischen Kommunikation im Wahlkampf –, dass Bürokratieabbau allein kein Ziel sein kann. Vielmehr wird es ein Produkt sein, das beim Erreichen des eigentlichen Ziels mit abfällt. Und dieses Ziel muss ganz konkret der leistungsfähige Staat sein.

Bürokratie – so ermüdend und oft überflüssig so manch ein Bericht für Unternehmen oder auch innerhalb der Verwaltung ist – ist nicht das vorrangige Problem, das Bürger:innen und Unternehmen haben. Es ist die Kompliziertheit von Anträgen, die häufig Misstrauen oder Partikularinteressen widerspiegeln, die im parlamentarischen Prozess in Gesetze einfließen. Es sind nicht-optimierte Prozesse, die, im schlimmsten Fall, auch noch vom Analogen eins-zu-eins ins Digitale übertragen wurden. Es sind Ängste vor einer digitalen Identität, der nicht so viel zugetraut wird wie der händischen Unterschrift. Es ist der Unwille, Gesetze und Normen dahingehend zu überprüfen, ob sie schlank ins Digitale transformiert werden können. Für so etwas hilft nicht unbedingt ein „one in, one out“-Vorhaben, denn schlimmstenfalls wird ein neuer Prozess eingeführt, der weder abbildbar noch digital durchführbar ist und damit als „bürokratisch“ wahrgenommen wird. Die Lösung muss also darin liegen, Gesetze von vornherein anders zu denken, zu gestalten und auf ihre Wirkung zu achten.

Die Trägheit der Systeme

Allerdings ist das System Verwaltung träge. Damit müssen wir umgehen. Das bedeutet, dass wir uns mit Transformationsfragen differenzierter beschäftigen müssen. Also nicht bloß mit der Frage, wie man eine Leistung digital bekommt, sondern gerade im föderalen System mit Steuerungsfragen, mit Implikationen für die Art des Arbeitens innerhalb der Verwaltung und den gesellschaftlichen Implikationen, ökonomischen Folgen, gerade für kleine IT-Dienstleister. Diese Fragen werden auch Musk begegnen – und meiner Prophezeiung nach – um die Ohren fliegen. Denn jedes System wird ohne Antworten auf diese Fragen vollends in sich zusammenfallen (wenn das nicht eh sein Ziel ist).

Lineares Denken, im Sinne von „es muss nur dieser eine Schalter umgelegt werden“ (oder eben das Handeln von Musk), ist ein Fehlschluss, der davon ausgeht, der Rest der Welt sei unbeweglich. Das heißt, auch ein echtes Digitalministerium allein wird es nicht richten – so nötig auch ich es mittlerweile finde.

Vom Objekt zum Subjekt: Ein Paradigmenwechsel innerhalb der Verwaltung

Um der Trägheit entgegenzuwirken ist auch ein Paradigmenwechsel innerhalb der Verwaltung notwendig. Verwaltung sieht sich regelmäßig eher als Objekt, denn als handelndes Subjekt. Transformation ist aber etwas, das nicht über sie kommt, sondern etwas, das sie selbst gestalten muss. Insbesondere ihre Führungskräfte. Ebenfalls dazu gehört, dass sich politische Entscheidungsträger der Vollzugsexpertise innerhalb der Verwaltung stärker annehmen müssen – gerade auch derer aus den Kommunen. Regelmäßig wird beispielsweise zum Thema Bürokratieabbau die Wirtschaft angesprochen und um Vorschläge gebeten, um Prozesse zu verbessern. Dabei sind auch innerhalb der Verwaltung enorme Potenziale zur Verbesserung vorhanden. Und das Gute ist: äußerst vielen Verwaltungsmitarbeitenden sind diese bewusst. Sie arbeiten bereits mit Maßnahmen daran, bürokratische Hemmnisse abzubauen.

Ein Beispiel dafür ist das Hamburger Projekt „HELP“ (Hamburger Effizienzlandkarte durch Prozessanalyse). Es zeigt, wie strukturelle Prozessoptimierung in der öffentlichen Verwaltung funktionieren kann. Ziel ist es nicht nur, Prozesse effizienter zu gestalten, sondern sie grundlegend zu hinterfragen: Wird die richtige Aufgabe auf die richtige Weise erledigt? Dabei geht es um mehr als nur Effizienzgewinne – es werden Mehrwerte für Mitarbeitende und Bürger:innen geschaffen. Solche Ansätze müssen skaliert und von anderen Verwaltungseinheiten kopiert werden.

Die Zukunft wartet auf unser Handeln

Deutschland hat alles, was es für eine erfolgreiche Verwaltungstransformation braucht: engagierte Mitarbeitende, bewährte Konzepte und die Technologien von morgen. Was fehlt, ist der politische Wille, diese Potenziale zu heben und die Verwaltung als Fundament einer funktionierenden Demokratie zu stärken. Denn ein leistungsfähiger Staat ist nicht nur der Schlüssel für Problemlösungen in der Politik, sondern auch für das Vertrauen der Bürger:innen in unsere demokratischen Institutionen. Die Zeit zu handeln ist jetzt.

Dieser Text erschien am 11. Dezember 2025. zuerst im Tagesspiegel Background Digitalisierung & KI.

Read More